Pflichtschulungen sind ein zentraler Bestandteil des rechtssicheren Arbeitens. Sie dienen nicht nur dem Wissenserhalt, sondern erfüllen konkrete gesetzliche Vorgaben in den Bereichen Datenschutz, Arbeitsschutz und IT-Sicherheit – insbesondere im Zusammenhang mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Durch regelmäßige Unterweisungen wird sichergestellt, dass Mitarbeitende ihre Pflichten kennen und sicher handeln können.

Regelmäßige Schulungen schützen nicht nur das Unternehmen, sondern auch jede einzelne Person im Arbeitsalltag.

Datenschutz (DSGVO und BDSG)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichten Unternehmen dazu, Mitarbeitende, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, regelmäßig zu schulen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Personen die geltenden Datenschutzregeln kennen und einhalten.

• Rechtsgrundlage: Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO – "Überwachung der Schulung und Sensibilisierung der an Verarbeitung beteiligten Personen."
• Pflicht: Regelmäßige Schulungen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
• Nachweis: Teilnahmebestätigungen und Dokumentation im Unternehmen.

Datenschutz ist keine einmalige Aufgabe – er muss stetig geschult und gelebt werden.

Arbeitsschutz (ArbSchG und DGUV Vorschriften)

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet Arbeitgeber, Mitarbeitende über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen. Auch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) schreibt regelmäßige Wiederholungen dieser Unterweisungen vor.

• Rechtsgrundlage: § 12 ArbSchG – "Unterweisung der Beschäftigten."
• Pflicht: Unterweisung muss bei Einstellung, bei Änderungen im Aufgabenbereich und mindestens einmal jährlich erfolgen.
• Ziel: Vermeidung von Arbeitsunfällen, Gesundheitsgefahren und Fehlverhalten.

Arbeitsschutz lebt von Wissen, Aufmerksamkeit und Wiederholung.

Künstliche Intelligenz (KI) im Unternehmen

Mit dem wachsenden Einsatz von KI-Systemen entstehen neue Verantwortlichkeiten und Risiken. Mitarbeitende müssen verstehen, wie KI funktioniert, wo ihre Grenzen liegen und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind – insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

• Rechtsbezug: EU-KI-Verordnung (AI Act, in Vorbereitung) und Art. 5 DSGVO – Grundsätze der fairen und nachvollziehbaren Verarbeitung.
• Pflicht: Sensibilisierung für KI-Risiken, Datenqualität und ethischen Umgang mit automatisierten Entscheidungen.
• Ziel: Sicherer, verantwortungsvoller und nachvollziehbarer KI-Einsatz im Arbeitsumfeld.

KI kann Prozesse erleichtern – aber nur, wenn sie verantwortungsvoll genutzt wird.

Jährliche Wiederholungspflicht

Fast alle gesetzlichen Schulungspflichten sehen eine regelmäßige Auffrischung vor – meist einmal pro Jahr. Diese Wiederholung dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der nachhaltigen Sensibilisierung. Sie stellt sicher, dass Wissen nicht verloren geht und neue Entwicklungen berücksichtigt werden.

• Arbeitsschutz: Mindestens einmal jährlich (§ 12 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1).
• Datenschutz: Regelmäßig nach Art. 39 DSGVO, meist jährlich empfohlen.
• KI: Wiederkehrend, sobald neue Systeme oder gesetzliche Vorgaben eingeführt werden.

Regelmäßigkeit sorgt für Sicherheit, Routine und Rechtskonformität.

Dokumentationspflicht und Nachweis

Arbeitgeber müssen alle durchgeführten Schulungen und Unterweisungen dokumentieren. Diese Nachweise dienen im Falle einer behördlichen Prüfung oder eines Vorfalls als Beleg dafür, dass gesetzliche Pflichten erfüllt wurden.

• Datum, Thema und Teilnehmende der Schulung dokumentieren,
• Nachweise digital oder schriftlich archivieren,
• und Schulungen auf Anfrage vorlegen können.

Dokumentation schafft Nachvollziehbarkeit – und damit Rechtssicherheit.

Verantwortung von Arbeitgebern und Mitarbeitenden

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Schulungen zu organisieren, zu dokumentieren und zu wiederholen. Mitarbeitende hingegen sind verpflichtet, an den Schulungen teilzunehmen und das Gelernte umzusetzen.

• Arbeitgeber: Organisation, Inhalte, Nachweisführung.
• Mitarbeitende: Teilnahme, Umsetzung und aktives Mitwirken.

Datenschutz, Sicherheit und Verantwortung sind Teamarbeit – nicht Einzelsache.

Fazit

Regelmäßige Pflichtschulungen sind keine Formalität, sondern eine gesetzliche Notwendigkeit. Sie schaffen Bewusstsein, reduzieren Risiken und sorgen dafür, dass Mitarbeitende sicher, verantwortungsvoll und gesetzeskonform handeln können.

Wer geschult ist, handelt sicher – und stärkt das Vertrauen in das Unternehmen.